মাইক্রোসফট এক্সেল পর্ব-৩ (Freeze অপশন ও Chart তৈরি)

Freeze অপশন ও Chart তৈরি

যখন বেশ কয়েকটা কলাম ও অনেকগুলো রোতে ডাটা থাকে তখন  Scroll করলে প্রথম রো টি দেখা না যাওয়ায় কোন ডাটাটি কিসের তা আমাদের বুঝতে অসুবিধা হয়। এই ক্ষেত্রে যদি Scroll করলে ও প্রথম রো টি দেখা যায় তাহলে বেশ ভালোভাবে বুঝা যেত।

নিচের চিত্রে কিছু ডাটা আছে লক্ষ্য করুন।

এখন আমরা Scroll করলে বা নিচের ডাটাগুলো দেখতে চাইলে এইরকম দেখাবে। প্রথম রো টি দেখা না যাওয়ায় ভালোভাবে বুঝা যাচ্ছে না।

এই অসুবিধা দূর করার জন্য নিচের চিত্রের মত View ট্যাব এ গিয়ে Freeze Panesথেকে Freeze Top Row সিলেক্ট করি।

এখন Scroll করলেও প্রথম রো টি দেখা যাবে

এভাবে আপনি চাইলে Freeze First Column সিলেক্ট করে প্রথম কলামটি কে Freeze করতে পারেন।আপনার যদি প্রথম কয়েকটি রো Freeze করার প্রয়োজন হয় তাহলে যেই কয়টা রো আপনার Freeze করা প্রয়োজন তার পরের রো এর প্রথম সেলে  কার্সর রেখে নিচের চিত্রের মত Freeze Panes সিলেক্ট করুন। যদি দ্বিতীয় সেলে কার্সর রাখেন তাহলে রোগুলোর পাশাপাশি প্রথম কলামটি ও Freeze হয়ে যাবে।

পূর্বের অবস্থায় ফিরে যাবার জন্য অর্থাৎ Unfreeze করার জন্য নিচের চিত্রের মত Unfreeze Panes এ ক্লিক করুন।

Chart তৈরি

Excel এ খুব অল্প সময়েই অনেক দৃষ্টিনন্দন চার্ট তৈরি করা সম্ভব। এর মাধ্যমে যে কোন রিপোর্ট সম্পর্কে সংক্ষেপে ধারনা পাওয়া যায় ও তুলনামুলক বিশ্লেষন করা যায়। চার্ট তৈরি করার জন্য আমাদের শুদু ডাটা দিতে হবে বাকি দায়িত্ব এক্সেল এর উপর ছেড়ে দিন। আসুন তাহলে কাজ শুরু করি। আসুন আমরা নিচের চিত্রের মত SSC ২০১৪ পরিক্ষায় কতজন কোন গ্রেড পেয়েছে তার একটা ডাটা লিখি।

এখন সেলগুলো সিলেক্ট করে Insert ট্যাব হতে Chart গ্রুপ এর Pie টাইপ এ ক্লিক করে যে কোন একটি ফরম্যাট সিলেক্ট করি। আমি এখানে 2-D এর প্রথম ফরম্যাট টাই সিলেক্ট করলাম।

সাথে সাথে নিচের ছবির মতো চার্ট তৈরি হয়ে গেল।

আপনি Chart Style ও  Chart layout পরিবর্তন করে দেখতে পারেন। ইচ্ছে করলে  Chart Type ও পরিবর্তন করতে পারেন। যেমন আমি নিচের চিত্রে Chart Layout পরিবর্তন করে দেখালাম। এর মাধ্যমে কত পারসেন্ট কোন গ্রেড পেল তা জানা গেল।

আরেকটি উদাহরণ:

আমরা গত ৫ বছরে SSC ও HSC পরীক্ষায় কতজন করে A+ পেয়েছে তার একটা ডাটা লিখি। এখন পূর্বের নেয় সেলগুলো সিলেক্ট করে Insert ট্যাব এর Chart গ্রুপ হতে Column থেকে একটা 2-D টাইপ সিলেক্ট করলাম। সাথে সাথেই আমাদের কাঙ্ক্ষিত চার্ট পেয়ে গেলাম।

আপনারা বিভিন্ন ধরনের চার্ট টাইপ, চার্ট লে-আউট, চার্ট স্টাইল পরিবর্তন করে দেখবেন। যত চর্চা করবেন তত শিখবেন তাহলেই সুন্দর সুন্দর বাহারি চার্ট তৈরি করতে পারবেন। 

IF Function এর ব্যবহার

IF Function ব্যবহার করে কিভাবে বিভিন্ন Condition অনুযায়ী ফর্মুলা তৈরি করতে হয় তা শিখব।

IF অর্থ হল যদি। IF একটি Logical ফাংশন। এর মাধ্যমে কোন একটি বা একাধিক শর্ত সাপেক্ষে আমার বর্তমান ডাটা এর অবস্থান কি হবে তা জানা যায়। এখন কঠিন মনে হলে ও আস্তে আস্তে আমাদের কাছে পরিস্কার হয়ে যাবে।

IF Function এর Structure হল

=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

বাংলায় করলে এমন দাড়ায় =যদি (শর্ত, শর্ত সত্য হলে কি হবে, শর্ত মিথ্যা হলে কি হবে)

আসুন আমরা নিচের কয়েকটি উদাহরণ এর মাধ্যমে IF Function ব্যবহার করে বিভিন্ন শর্ত অনুযায়ী ফর্মুলা বানানোর চেষ্টা করি।

উদাহরণ ১

নিচে কয়েকজন ছাত্রের একটি বিষয়ের মার্ক দেয়া আছে। শর্ত হল যারা ৩৩ এর কম পেয়েছে তাঁরা ফেল বাকিরা পাশ করেছে।

আমরা দেখতে পাচ্ছি B কলামে মার্ক দেওয়া আছে। আমরা C কলামে রেজাল্ট বের করবো। আমরা প্রথমে B2 সেল এর রেজাল্ট দেখতে চাই। শর্ত হল ৩৩ এর কম হলে ফেল অন্যথায় পাশ। এখন C2 কলামে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ লিখি =IF(B2>33, “Fail”, “Pass”) ।  এরপর ইন্টার দেই। এতে আমরা প্রথম ছাত্রের রেজাল্ট দেখতে পেলাম।

ফর্মুলাটি আমরা এভাবে ও লিখতে পারি =IF(B2<=33, “Pass”, “Fail”) । অর্থাৎ ৩৩ এর সমান বা বেশি হলে পাশ অন্যথায় ফেল। এখন Fill অপশন ব্যবহার করে একনিমিষেই বাকি ছাত্রদের রেজাল্ট দেখতে পারি।

উদাহরণ ২

শর্তঃ যাদের মাসিক আয় ২০০০০ টাকা বা এর বেশি তাদের আয়কর ৩%, অন্যথায় ২% (২০০০০ টাকা এর কম হলে ২%)।

নিচের ছবিতে কয়েকজনের মাসিক আয় দেয়া আছে। প্রথম জনের আয়কর বের করতে হলে C2 সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ   =IF(B2<=20000,B2*3%,B2*2%) লিখি।

এখন ইন্টার দিলে প্রথম জনের আয়কর কত হল তা দেখতে পাবো। এরপর Fill অপশন ব্যবহার করে আমরা বাকিদের আয়কর বের করতে পারবো।